اکسس

مقدمه
مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم. بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.

باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.                                     
این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.                                     
ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یادگیری هرچه سریع آن خواهید شد.
آشنایی با اکسس                                                          

اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.                                       
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.                                      
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد. شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.                                                 
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .                                   
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :                                      
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233                                     
- 16 مگابایت Ram                              
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد                               

 تعریف کلی از اکسسAccess

اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است. بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند.
اجزا بانک اطلاعاتی اکسس عبارتند از:                                       
DataBase:

1. Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Macros
6. Modules

• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول برای نگهداری داده‌های خام بانک اطلاعاتی است.داده‌ها را شما در جدول وارد می‌کنید.جداول سپس این داده‌ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی میکند.                              
• Query :هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیردهر پرس و جو می‌تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاص دارا هستند انتخاب کند.پرس و جوها را می‌توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها می‌توان رکوردهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد، تغییر داد و یا حذف نمود.                              
• Form :متداولترین روش استفاده از فرمها،برای ورود و نمایش داده‌ها است.
• Report :گزارش ها می‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابلیت گزارش چاپ داده‌ها می‌باشدگزارشها را می‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهیه نمود تا رابطه بین داده‌ها را نشان داد.                                   
• Macro :ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری ،بدون نوشتن برنامه‌های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه نویسی ، یاری می‌کند، در واقع ماکروها یکسری قابلیت‌هایی هستند که امکان سریع سازی را فراهم می‌سازند.
• Modules : محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه‌نویسی محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی.

تکنیک‌های کار در اکسس

الف ‌- تعریف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.
ب‌- تعریف Fild :
به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.
ت‌- تعریف Rcord :
به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.
ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی:
پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip

در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable ,……… قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد. برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.

گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد
1. Open(نمای ورود داده)
2. Design(نمای طراحی)
3. New(ایجاد شئ جدید)Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند:
1. Run(اجرا)
2. Design
3. New
Report شامل:
1. Preview(پیش نمایش)
2. Design

آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود دادهData sheet View

1- منو Format :
Font :تغییر فونت ،سبک فونت ،سایز فونت و effect Cell یا Datasheet… : تغییر ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….Row Height : امکان تنظیم ارتفاع سطر ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود ارتفاع پیش فرض فعال میشود. Column Width : امکان تنظیم طول ستون ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود طول پیش فرض فعال میشود.انتخاب گزینه BestFit باعث میشود که طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظیم شود.Rename Column: امکان تغییر نام فیلد را فراهم می‌اورد.Hide Columns : امکان پنهان کردن فیلد را فراهم می‌اورد.UnHide Columns : امکان آشکار شدن فیلدپنهان شده را فراهم می‌اورد.Freeze Columns :فیلد فریز شده در ابتدا فیلدها قرار گرفته و ثابت می‌شود،و سایر فیلدها می‌توانند به صورت کشویی منطبق با آن فیلد قرار کیرند UnFreeze All Columns :عکس عمل فریز می‌باشد.

2- طریقه وارد کردن داده‌ها روی رکورد:
2-1- تایپ داده متناسب با نوع داده انتخابی و قالبندی انتخابی
2-2- استفاده از Ctrl+’ که اطلاعات رکورد قبلی را به رکورد جاری منتقل می‌سازد.
2-3- استفاده ازCtrl+: برای ورود تاریخ جاری سیستم
2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; برای ورود زمان جاری سیستم
2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste
3- طریقه حذف رکوردها:
3-1- انتخاب گزینهDelete Rcord از منو Edit
3-2- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه Delete Record
3-3- استفاده از ابزار Delete از باکس ابزار
4- اضافه کردن رکورد به جدول:
4-1- انتخاب گزینهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزینه New Record از راهنمای رکورد
4-3- استفاده از ابزار New Record از باکس ابزار
4-4- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه New Record

5- نحوه انتخاب فیلد و رکورد:
6- حرکت در جدول باکلیدهای صفحه کلید:
7- Find :
امکان جستجو روی دادهای یک جدول ، فرم وپرس و جو را امکان پذیر می‌سازد.انتخاب از منو Edit ویا Ctrl+Fو یا ابزار آن
7-1- Search :
7-1-1- All
7-1-2- Up
7-1-3- Down
7-2- Match :
7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشی از داده درج شده)
7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)

7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندی شده‌ای می‌گردید باید از آن استفاده نمایید.بطور مثال اگر فیلد Date/Time به نوعی قالبندی شده باشد که تاریخ را بصورت 2003,11,January نمایش دهدو شما به دنبال تاریخ با فرمت 11/1/2003 بگردید،Access نتیجه جستجو را مثبت تلقی کرده اما اگر گزینه مزبور را فعال کنیدAccess فقط در صورتی نتیجه را مثبت می‌دهد که تاریخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد. Find براساس قالبندی زیر:                                   
1. :کارکتر هر.مثال Sm* یعنی دو حرف اول Sm بقیه هر تعداد و هر حرفی می‌تواند باشد.                                  
2. ? :یک کارکتر. مثال Sm?th یعنی دو حرف اول Sm حرف سوم یک کارکتر و هر حرفی می‌تواند باشدو سپس th.                            
3. # :تطبیق با یک عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگردید access تمامی دادهای 5 رقمی را که با 166 شروع شود را انتخاب می‌کند                           
8- Replase :جایگزین کردن                       
درصورتی که بخواهیم دادهایی را تغییر دهیم از روش جستجو پیدا سپس داده مورد نظر را جایگزین می‌کنیم.گزینه‌های آن مشابه Find می‌باشد.Find What :درج داده مورد جستجو                                           
Replace With :درج داده جایگزینی                                          
Replace : جایگزینی یکی یکی                             
Replace All :جایگزینی همه موارد                                     
9- Filter (صافی):

طراحی جدولTable

با انتخاب گزینه New گزینه‌های زیر قابل استفاده برای طرحی جدول می‌باشد.Table New:
1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table DataSheet View :
داده‌ها را به شکل یک صفحه گسترده یا با فرمت جدولی نمایش می‌دهد.ستونها نماینگر فیلدهای موجود در جدول هستند. که از Field 1 تا Field 10 در آن موجود می‌باشد
Open-DataSheet View :
در این نما می‌توان مراحل زیر را انجام داد:
1. وارد کردن داده
2. ویرایش داده‌ها
3. مشاهده داده‌ها
4. چاپ کردن داده‌ها
5. کنترل املای متن
6. تغییر ساختار جدول
7. مرتب کردن رکوردها
8. فیلتر یا صافی روی جدول
9. تغییر صفحه داده‌هاDesign View :
با استفاده از این نما می‌توانید ساختار جداول ، فیلدها و خصوصیات را تنظیم نمودو یا مشاهده نمود.
در این نمای طراحی با گزینه‌های زیر مواجه می‌شویم :
در قسمت اول پنجره طراحی داریم:
1. Field Name
2. Data Type
3. Description

امکان استفاده از جداول از پیش طراحی شده برای جدول مورد طراحی.
در قسمت Table wizard گزینه‌های زیر موجود است:1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب می‌شود.که بر اساس دو موردA. Business B. Personal
قابل انتخاب می‌باشد.
2. Sample Fields :نمونه فیلد را تعیین می‌کند.
3. Fields In My Table : تعیین فیلد برای جدول مورد طراحی توسط دکمه‌های راهنما.
4. NEXT
5. در این مرحله انتخاب نام برای جدول و تعیین فیلد کلید اصلی ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد می‌کند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید.
6. NEXT
7. در این مرحله می‌توان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود:
أ‌. اجرا در نمای ورود داده Data Enter
ب‌. اجرا در نمای طراحی Modify
ت‌. اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان 8. Finish
Import Table :وارد کردن یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدولLink Table :پیوند یک فایل از برنامه‌های تحت

قواعد نامگذاری فیلدها

1. نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد
2. حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.
3. در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نباید استفاده کرد. Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.
نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد:Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.
Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.Yes/No : نوع داده به صورت گزینشی Ole Object :کلیه برنامه‌های کاربردی که ole را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.
HyperLink :کلیه سندها و صفحات Web را نگهداری می‌کند.LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود :
1. از Table or Query
2. ایجاد مقادیر توسط کاربر
در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.
• Description :
ایجاد توضیحات در مورد فیلدها در صورت لزوم
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان می‌دهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را می‌توان وارد کرد.